Ročníky firemních novin HORIZONT

 

Jak na jakost - 2. pokračování - Zase jenom papíry?

Základní firemní dokumentace

(organizační řád, příručka jakosti, programy…)

Detailní funkční dokumentace

(směrnice, rozhodnutí, opatření, příkazy…)

Prováděcí a technická dokumentace

(výkresy, technologické postupy, formuláře…)

Základní firemní dokumentace svým obsahem definuje aktivity a činnost firmy (viz. článek „Jak na jakost“ v prvním čísle Horizontu) a jejich začlenění do organizační struktury. To znamená, že v této úrovni dokumentace nalezneme odpověď na otázku „Kdo je odpovědný za…?“.

Definiční funkční dokumentace popisuje procesy probíhající ve firmě a přiřazuje kompetence k jednotlivým dílčím krokům. Tato úroveň dokumentace tedy říká „Jak probíhá…?“.

Prováděcí a technická dokumentace je soubor dokumentů potřebných k realizaci výrobků nebo evidenci a zpracování důležitých údajů.

Pro každý dokument ve firmě platí obecná pravidla, která stanovují jeho vznik, údržbu, změnování a popřípadě i ukončení platnosti. Dodržování těchto pravidel je nutnou podmínkou pro udržení stavu, kdy je zaručeno, že informace v dokumentech jsou pravdivé – aktuální. Jistě nám dáte za pravdu, že dokument na jehož obsah se nikdo nemůže stoprocentně spolehnout, postupně degraduje na pouhý cár papíru. Takovýto dokument se stává zdrojem chyb, jejichž odstranění stojí řadu úsilí a peněz. Tomu je možno předejít jen důsledností v dodržování stanovených pravidel. Každý dokument, stejně jako každý proces, má totiž svého „majitele“.

Celý systém řízení firmy je prezentován souborem dokumentů, které obecně nazýváme organizační a řídící spisy (I. a II. úroveň). Tyto předpisy lze ještě rozdělit na dvě skupiny. Příručka jakosti, organizační řád, směrnice tvoří skupinu „dlouhodobě planých“ dokumentů. Rozhodnutí, opatření a příkazy slouží jako nástroj operativního řízení. Existence těchto korekčních prvků je sice nutná, ale jejich podíl na řízení firmy by měl být co nejmenší. Tak lze, samozřejmě nepřímo, hodnotit kvalitu popisu systému.

Existence „dlouhodobě platné“ organizační a řídící dokumentace je důležitá pro fungování celého systému řízení. Je totiž opěrným bodem, obsahujícím organizační a funkční know-how firmy, pro řešení kompetenčních sporů a zácviku nových zaměstnanců.

-BRVA-