Informační systém 2017

Mám tu čest vás všechny provést všemi událostmi, které předcházely současnému stavu, tj. počátku implementace nového informačního systému (IS) QAD od firmy Minerva.

MINULOST

Na úplném začátku bylo rozhodnutí vedení firmy vypsat výběrové řízení na kompletní dodávku IS do TOSu VARNSDORF jako náhradu za v současné chvíli používaný systém FACTORY od firmy LOGIS.

Toto rozhodnutí se opíralo o dva zásadní důvody:

1. Systém FACTORY, ač několikrát upravovaný, je v této firmě již téměř 20 let a „zub času“, který hlodá zejména v informačních technologiích, zanechal následky i na FACTORY, tedy bez okras řečeno, potřebujeme nový progresivní IS, který „vydrží“ dalších minimálně 20 let.

2. Důvod neméně důležitý byl, že firma LOGIS může kdykoliv ukončit podporu ERP systému FACTORY a nadále soustředí své síly na APS systém typu JDA Factory Planner (dříve i2 FP), který máme u nás také aplikován, a tudíž by systém nejspíš dále morálně zastarával.

Dalším logickým krokem bylo tedy zveřejnění zájmu naší firmy do širokého českého okolí - implementovat v roce 2016 nový IS. Do počátečního kola se přihlásilo pět firem s IS, byly to Minerva (systém QAD), IT EURO (systém SITE LINE), Miraclis (systém SAP), K2 (systém K2) a Altec (systém IFS).

Tyto firmy udělaly úvodní prezentaci své vlastní firmy a nabízeného IS. Dále pak měly za úkol vytipovat dvě nejlépe strojírenské společnosti, kde svůj systém již realizovaly a mohou skupině vybraných pracovníků TOSu předvést jeho funkčnost. Byly to například firmy Krnovské Opravny (IT EURO), ARGO HYTOS (Miraclis), Kasper Kovo (K2), TOS HULÍN (Altec) VOP Nový Jičín (QAD). Tato skupina byla ve složení paní Janoušková, Poláková, Poncová a pánové Lassig, Hocke, Ducháček, Jelenčiak a Krejčí.

Návštěvy u vytipovaných referencí probíhaly do dubna 2015 a byly pro všechny účastníky velmi poučné nejenom z pohledu vlastního IS. V průběhu května 2015 proběhlo vyhodnocení těchto návštěv na základě předem stanovených kritérií a byly vybrány do užšího kola dvě firmy – Minerva (QAD) a Altec (IFS). V této době již byly vytvořeny týmy, které v průběhu výběru řídily jednotlivé kroky. Vedoucí jednotlivých jmenovaných týmů byli Ing. Nejedlý, Ing. Rozsypal a Ing. Rýdl ml. Obě firmy měly možnost prezentovat svůj IS před širším kolektivem pracovníků TOSu VARNSDORF a na základě jejich připomínek vypracovat studii proveditelnosti, harmonogram průběhu implementace a cenový návrh.

Na základě hodnocení jednotlivých týmů, které se zúčastnily prezentací a úprav studií, byl vybrán vítěz – Minerva s IS QAD. V této chvíli a na tomto místě bych chtěl poděkovat všem zúčastněným za skvěle odvedenou práci a za čas, který výběru vítěze a vlastní studii věnovali. Nechci nikoho konkrétně jmenovat, aby snad ostatní neměli pocit, že toho odvedli méně. Na druhou stranu musím určitě zmínit spolupráci s dámami z finančního oddělení, které vycepovány systémem ABRA, mně hodně pomohly svým přehledem a trefnými dotazy.

Na začátku roku 2016 proběhla nezbytná formalita, tj. byla mezi TOSem a firmou Minerva podepsána smlouva o Implementaci IS a následné údržbě systému.

Po podepsání smlouvy se postupně rozebíhají všechny kroky popsané v harmonogramu ve studii Minervy. Počáteční školení klíčových uživatelů, modelování procesů, ladění systému a závěrečné cílené školení všech uživatelů a jako poslední – předání IS do provozu s asistencí konzultantů Minervy od 1. ledna 2017. Ostrý samostatný provoz bude zahájen do 1. dubna 2017.

SOUČASNOST

Hrubý harmonogram projektu:

Vlastní implementace má jasně stanovaná pravidla zodpovědností:

Jsou zde dva Vedoucí projektu za TOS VARNSDORF – Michal Ducháček a za Minervu pan Holeček, dále je zde Řídící tým projektu. Je vrcholným orgánem projektu a zajišťuje, aby projektu byla dána nejvyšší možná priorita.

Členové Řídícího týmu projektu jsou za TOS VARNSDORF Ing. Rýdl ml., Ing. Rozsypal, Bc. Lassig, pan Ducháček, za firmu Minerva – Ing. Bartoš, Ing. Šrubař, Ing. Mokrý a pan Holeček.

Kompetence řídícího výboru:

 

  • definování cílů společnosti jako zadání pro implementaci informačního systému,
  • alokace zdrojů, identifikovaných realizačním týmem,
  • schválení všech potřebných nákladů identifikovaných realizačním týmem,
  • schválení klíčových rozhodnutí realizačního týmu,
  • řešení významných problémů, které nemohou být vyřešeny realizačním týmem,
  • sledování postupu implementace oproti plánu a rozpočtu.


Řídící výbor se schází pravidelně, zpravidla jednou měsíčně se koná kontrolní den. Na kontrolním dnu vedoucí projektu dodavatele předloží „Hlášení o stavu projektu“. Tento dokument je po podpisu všemi přítomnými založen do příslušné části „Dokumentace projektu“. V případě potřeby jsou na kontrolní den přizváni další pracovníci.

 

Realizační tým

Je zaměřen na realizaci projektu. Členové realizačního týmu jsou klíčoví specialisté na jednotlivé implementované oblasti. Výběru členů tohoto týmu musí být věnována velká pozornost, protože na kvalitě realizačního týmu závisí úspěch projektu. Doporučený počet členů realizačního týmu je pět až deset. Za každou oblast může být jmenováno více členů, pouze jeden z nich však musí být klíčový, tzn. zodpovědný za daný proces. Klíčový specialisté a jejich týmy po skončení nezbytných úprav IS budou v druhé polovině roku školit všechny pracovníky firmy a dále mají zodpovědnost za vytvoření Manuálu IS pro jejich oblast ve firmě.

V současné době proběhlo oficiální zahájení projektu a úvodní školení panem Bartošem – pracovníkem firmy Minerva, dále pak úvodní školení pro klíčové uživatele a jejich týmy panem Dryákem pro cca 40 lidí (toto školení se bude pro velký úspěch organizovat pro další skupinu pracovníků) a posléze již konkrétní školení pro jednotlivé úseky naší firmy (prodej, nákup, řízení výroby, finance, sklady).

Další termíny školení a zejména konzultací až do konce března jsou již ve výhledu uloženy na disku Y podnikové počítačové sítě.

Všechny další informace o dění okolo IS jsou všem uživatelům k dispozici na disku v adresáři Y :5300_Informační systém 2017 v řazení, které se bude postupně upravovat, aby bylo přehledné pro všechny účastníky. Možnost zapisování ve vybraných částech mají klíčový uživatelé.

Samozřejmě počítám s tím, že další informace o průběhu implementace systému QAD budu prezentovat pravidelně v Horizontu.

BUDOUCNOST ?

Určitě ne otazník, ale za pomoci všech tosáků a od 1. ledna 2017 nový, funkční, přehledný informační systém který nás všechny určitě mile překvapí.

Michal Ducháček

 

Ukázková obrazovka systému QAD Ukázková obrazovka systému QAD

 

TOS Varnsdorf a.s.

Říční 1774
Varnsdorf 407 47
Česká republika

IČ: 27327850
DIČ: CZ 27327850

Tel: +420 412 351 111
Fax: +420 412 351 259
email:

GPS: 50°53’21.795 N
14°37’24.579 E

Prodejní síť

Servis

Záruční opravy
e-mail:
Tel.: +420 412 351 299

Pozáruční opravy a služby
e-mail:
Tel.: +420 412 351 230

Náhradní díly
e-mail:
Tel.: +420 412 351 234